Cookie- og personvernserklæring

Personvernerklæring for Smartout
‍
Smartout (Smartout) er en virksomhet som utfører ulike administrative og merkantile oppgaver for bedrifter. Målsetningen er å avlaste nøkkelpersoner, frigjøre tid, effektivisere prosesser og bidra til økt lønnsomhet.

Smartout vil i forbindelse med denne virksomheten behandle personopplysninger.

Smartout har rolle som databehandler når vi utfører tjenester som innebærer behandling av personopplysninger på vegne av ditt firma eller organisasjon. Slik behandling vil finne sted i henhold til inngått databehandleravtale.

Smartout har rollen som behandlingsansvarlig når vi behandler opplysninger på bakgrunn av egne formål. Informasjon om personopplysninger vi behandler om deg, det lovlige grunnlaget med behandlingen, formålet med behandlingen, hvor lenge vi behandler personopplysningene, mv. er tatt inn nedenfor.

All behandling av personopplysninger skjer i overensstemmelse med de til enhver tid gjeldende personvernregler, herunder personopplysningsloven og personvernforordningen (GDPR).

Med «personopplysninger» menes alle opplysninger som kan knyttes til en fysisk person (sistnevnte omtales som «registrert»).

Med «behandling» menes alt som foretas med personopplysninger, som innsamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, tilpasning eller endring, gjenfinning, konsultering, bruk, utlevering ved overføring, spredning eller alle andre former for tilgjengeliggjøring, sammenstilling eller samkjøring, begrensning, sletting eller tilintetgjøring.

Denne personvernerklæringen gjelder bruk av våre tjenester, inkludert nettsiden.

1.Kontaktopplysninger
‍
‍Smartout er behandlingsansvarlig, det vil si at vi bestemmer hvorfor og hvordan personopplysningene skal behandles, for den behandlingen som omtales nedenfor.
‍
Om du har spørsmål eller ønsker å vite mer om vår behandling av personopplysninger, så kan du ta kontakt med oss:
‍
Smartout AS
‍
Org. nr.: 929 620 291
Adresse: Europaveien 227, 3962 Stathelle
Telefon: + 47 941 68 561
Email: support@smartout.no

2.Hvilke personopplysninger behandles
‍
‍Smartout er databehandler for behandlingen av følgende opplysninger om deg:
‍
- Navn og kontaktopplysninger
‍
- Opplysninger når du besøker nettsidene våre, herunder dato og tid for besøket ditt på våre nettsider, hva slags mobil/PC du bruker til å besøke nettsiden, hvilket operativsystem og nettleser du bruker, samt IP-adresser.

For øvrig behandler Smartout personopplysninger som databehandler på vegne av deg når vi i henhold til avtale utfører administrative oppgaver og andre tjenester for deg som bedriftskunde. For en oversikt over våre tjenester, se: Smartout

3.Hvordan får Smartout tilgang til personopplysninger?
‍
‍Vi mottar personopplysninger direkte fra deg når du:
‍
- Ber om tilgang til en eller flere av våre tjenester.
‍
- Er i dialog med vårt kundesenter

Vi mottar personopplysninger indirekte fra deg når du benytter deg av nettsidene våre.

4.Hva bruker Smartout personopplysninger til?

‍Smartout samler inn og bruker personopplysninger til ulike formål avhengig av hvem du er og hvordan vi kommer i kontakt med deg.  Vi samler ikke inn sensitiv informasjon med mindre spesielle avtaler foreligger. Nedenfor utdypes formålene med Smartouts behandling av personopplysninger.
‍
Henvendelser via telefon og e-post
Smartout behandler personopplysninger når du henvender deg til oss, både for å besvare og dokumentere kommunikasjonen med deg. Dette gjelder alle former for kommunikasjon, fysisk og digitalt, skriftlig og muntlig.
‍
Forbedre tjenestene basert på analyser av brukeratferd, brukerundersøkelser og -studier
Smartout behandler personopplysninger for å forstå dine behov og for å forbedre og videreutvikle tjenestene. Du vil derfor blant annet kunne bli spurt om hva du synes om oss og din opplevelse i undersøkelser. Det er frivillig, og du kan når som helst melde deg av.
‍
Administrere betalinger, fakturering og lignende forpliktelser i henhold til regelverket, herunder bokføringsloven
Vi behandler personopplysninger for å oppfylle rettslige og lovfestede forpliktelser, eksempelvis i forbindelse med regnskapsførsel rapportering og fremlegging av opplysninger for myndighetene når dette er lovpålagt.
‍
Sikkerhet
Smartout vil kunne behandle personopplysninger for å sørge for god sikkerhet i alle tjenestene våre. Vi vil også kunne behandle personopplysninger for å avdekke eller forhindre ulike typer bedrageri og annet misbruk.
‍
Markedsføre tjenestene via SMS eller e-post
Smartout kan bruke både anonymiserte data og personopplysninger til markedsføring, i samsvar med gjeldende lovgivning. Disse aktivitetene inkluderer markedsføring av tjenestene, herunder til å tilpasse markedsføringen til dine behov og til å sende ut nyhetsbrev. Dersom du ikke lenger ønsker å motta markedsføring fra Smartout, kan du når som helst melde deg av.
‍
Stillingsutlysninger og ansettelser
Ved rekruttering til nye stillinger hos oss vil bl.a. CV, søknad, attester, notater fra intervjuer, resultater fra undersøkelser av referanser behandles, som vil inneholde personopplysninger.
‍
Andre formål du har samtykket til
Smartout vil kunne behandle dine personopplysninger for ethvert annet formål som du spesifikt har gitt oss samtykke til.

5.Hvorfor har vi lov til å behandle dine personopplysninger?

‍Etter personvernlovgivningen plikter Smartout å basere sin behandling av personopplysninger på et lovlig behandlingsgrunnlag. Vår behandling av personopplysninger skjer med grunnlag i ett eller flere av disse grunnlagene:
‍
- Behandlingen er nødvendig for formål knyttet til en berettiget interesse som er betinget av at dine interesser eller grunnleggende rettigheter og friheter ikke går foran og krever vern av dine personopplysninger.

- Du har gitt ditt samtykke til behandlingen av dine personopplysninger til ett eller flere spesifikke formål.

- Behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale med deg.

- Behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse vi er underlagt.

6.Oppbevaring og lagring (sletting) av personopplysninger

‍Vi oppbevarer personopplysninger så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for, og sletter opplysningene i tråd med krav i regelverket.
‍
Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes hvis du trekker ditt samtykke. Personopplysninger vi behandler som følger av lovmessig plikt, vil slettes så snart vi ikke har plikt til å oppbevare opplysningene.

7.Utlevering av personopplysninger til andre

‍Vi gir ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for dette. Eksempler på slikt grunnlag vil typisk være en avtale med deg eller lovmessig plikt som pålegger oss å gi ut informasjonen.

8.Sikkerhet for behandlingen

‍All behandling av personopplysninger sikres med de påkrevede tekniske og organisatoriske tiltak.
‍
Vi håndterer informasjon slik at den er riktig, tilgjengelig og håndtert i henhold til grad av sensitivitet på opplysningene. Vi benytter også en rekke sikkerhetsteknologier og informasjonssikkerhets-prosedyrer for å beskytte personopplysningene fra uautorisert tilgang, bruk eller formidling. Det gjennomføres risikovurderinger for behandling av personopplysninger.
‍
Vi har inngått databehandleravtaler med alle våre leverandører som behandler personopplysninger, hvor de påtar seg minst samme grad av sikkerhet som vi har for vår behandling av personopplysninger.
‍
Vi begrenser tilgangen til personopplysninger til det personalet eller de tredjepartene som skal behandle opplysningene på våre vegne. Disse partene er underlagt konfidensialitetsplikt.
‍
Det er etablert rutiner for håndtering av brudd på informasjonssikkerhet og rutiner (personvernbrudd), og vi vil, dersom det foreligger brudd som medfører risiko for personvernet til de personopplysningene gjelder, sende avviksmelding til Datatilsynet så raskt som mulig og senest innen 72 timer etter bruddet ble oppdaget. Medfører bruddet høy sannsynlighet for personvernet til de bruddet gjelder, vil vi også varsle disse.

9.Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg

‍Nedenfor følger dine rettigheter for behandlingen av personopplysninger. For å ta i bruk dine rettigheter må du kontakte oss på support@smartout.no
‍
Vi vil svare på din henvendelse til oss så fort som mulig, og senest innen én måned. Tar det lenger tid enn én måned vil du få beskjed.
‍
Vi vil be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Dette gjør vi for å være sikre på at vi kun gir tilgang til dine personopplysninger til deg, og ikke noen som gir seg ut for å være deg.
‍
Informasjon
Du har rett til å få informasjon om de personopplysninger vi behandler om deg. Gjennom denne erklæringen informerer vi deg om vår behandling av personopplysninger. Du kan også kontakte oss om du ønsker mer informasjon.
‍
Innsyn
Du har rett til å kreve innsyn i personopplysningene som behandles om deg. Ta kontakt med oss om du ønsker innsyn.
‍
Endring og sletting
Du kan også be oss om å rette feilaktige opplysninger vi har om deg eller be oss om å slette personopplysninger. Vi vil så langt som mulig imøtekomme en forespørsel om å slette personopplysninger.
‍
Behandling på grunnlag av samtykke
Behandler vi personopplysninger på grunnlag av ditt samtykke, så kan du til enhver tid trekke tilbake samtykket. Den enkleste måten å gjøre dette på, er å bruke den måte som er opplyst om da du ga samtykket eller å kontakte oss.
‍
Rett til å begrense eller protestere mot behandlingen
‍
Du har rett til å få behandlingen begrenset i visse tilfeller, som:
‍
a. Du bestrider riktigheten av personopplysningene. Behandlingen stanses i en periode som gjør det mulig for oss å kontrollere riktigheten av personopplysningene.
‍
b. Behandlingen er ulovlig, og du motsetter seg sletting av personopplysningene og isteden anmoder om at bruken av personopplysningene begrenses.

c. Vi ikke lenger trenger personopplysningene til formålet med behandlingen, men du har behov for disse for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav.

Behandler vi personopplysninger på grunnlag av ditt samtykke, så kan du til enhver tid trekke tilbake samtykket. Den enkleste måten å gjøre dette på, er å bruke den måte som er opplyst om da du ga samtykket eller å kontakte oss.Du kan også protestere mot behandling i påvente av kontrollen av om hvorvidt våre berettigede interesser går foran ditt personvern.
‍
Retten til dataportabilitet
For opplysninger som du har gitt til oss og er nødvendig for å gjennomføre en avtale med oss, og som behandles automatisk (dvs. ikke manuelt av oss) kan du be om å få personopplysningene om deg utlevert eller overført til annen leverandør i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format (dataportabilitet).
‍
Automatisert behandling, herunder profilering
Det vil ikke bli foretatt automatisert behandling, herunder profilering, basert på dine personopplysninger som har rettsvirkninger eller som i betydelig grad påvirker de som personopplysninger gjelder.

10.Klager

‍Opplever du at vår behandling av personopplysninger ikke er i overensstemmelse med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet.
‍
Du finner informasjon om dine rettigheter og hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.

11.Endringer

‍Hvis det skulle skje endring av våre tjenester eller endringer i regelverket om behandling av personopplysninger, kan det medføre forandring i informasjonen du er gitt her.

12.Informasjonskapsler (Cookies)

‍Oppdatert informasjon vil alltid finnes lett tilgjengelig på våre nettsider.
‍
På våre nettsider bruker vi cookies til forskjellige formål. Noen er av teknisk karakter og er nødvendige for at nettstedet skal fungere, noen benyttes til innsamling av statistiske brukerdata og andre gjelder markedsføringsformål.